Bildiri Gönderim Rehberi: Özetten Kabul Sonrasına Adım Adım
Bildiri gönderimi, ICCI-EPOK kongresine katılımın ilk ve en kritik adımıdır. Süreç görünüşte basit olsa da her yıl önemli sayıda başvuru, biçimsel eksiklikler nedeniyle değerlendirme aşamasına geç ulaşır. Bu rehber, özet hazırlamadan gönderim sistemine yüklemeye kadar tüm adımları, geçmiş kongrelerin kuralları ve uygulamaları temelinde adım adım açıklar.
Özet hazırlama
Bildiri özeti, çalışmanızın hakemler önündeki ilk ve çoğu zaman tek temsilcisidir. İyi bir özet; problemi, yöntemi, bulguları (veya beklenen bulguları) ve çalışmanın alana katkısını dengeli biçimde sunar. Özet yazarken en sık yapılan hata, metni giriş ve kuramsal çerçeveyle doldurup bulgulara yer bırakmamaktır. Hakemler öncelikle ne bulduğunuzu ve bunun neden önemli olduğunu görmek ister.
Özet, kongre tarafından belirlenen sözcük sınırına ve şablona uymalıdır. Başlık kısa ve açıklayıcı olmalı; anahtar sözcükler çalışmanın indekslenmesini kolaylaştıracak biçimde seçilmelidir. Yazar bilgileri, çift kör hakemlik uygulandığında özet dosyasından ayrıştırılır; bu nedenle gönderim sisteminin istediği biçimde özettin anonimleştirilmiş olmasına dikkat edin.
| Özet bölümü | Ne yazılmalı | Yaklaşık pay |
|---|---|---|
| Problem ve amaç | Araştırma sorusu ve çalışmanın gerekçesi | %20 |
| Yöntem | Desen, örneklem, veri toplama araçları | %25 |
| Bulgular | Temel sonuçlar veya beklenen sonuçlar | %35 |
| Sonuç ve katkı | Alana ve uygulamaya katkı | %20 |
Gönderim adımları
Gönderim süreci kongrenin çevrim içi sistemi üzerinden yürütülür. Sisteme kayıt olduktan sonra yazar bilgileri, bildiri başlığı, tema seçimi ve özet dosyası yüklenir. Başvurunuzun sisteme eksiksiz düştüğünü onay e-postasıyla doğrulayın; onay almadıysanız önemsiz posta klasörünüzü kontrol edip gerekirse düzenleme kuruluyla iletişime geçin. Son gün yoğunluğu sistemde yavaşlamaya yol açabileceğinden, gönderimi son haftaya bırakmamak güvenli bir alışkanlıktır.
- Kongre temaları arasından çalışmanıza en uygun ekseni seçin.
- Özet dosyasını şablona uygun ve anonimleştirilmiş biçimde yükleyin.
- Tüm yazarların kurum ve iletişim bilgilerinin güncel olduğundan emin olun.
- Gönderim onayını saklayın; kabul/ret yazışmalarında referans numarası gerekir.
- Takvimdeki son tarihleri takviminize işleyin; uzatma duyurularını kongre sitesinden izleyin.
Kabul sonrası sorumluluklar
Bildirisi kabul edilen yazarların ilk görevi, belirlenen süre içinde kayıt işlemini tamamlamaktır. Kayıt yapılmayan bildiriler programa ve özet kitabına alınmaz; bu kural her kongrede istisnasız uygulanır. İkinci görev, sunumu kongre programında belirtilen süreye uygun hazırlamaktır. Oturum düzeni sıkı tutulduğundan süre aşımı, aynı oturumdaki diğer konuşmacıların hakkına girer.
Kongre sonrasında tam metin gönderimi planlıyorsanız, özetinizdeki bulgularla tutarlı, genişletilmiş bir metin hazırlamanız gerekir. Tam metin kuralları ve kitap yayımlama süreci hakkında ayrıntılı bilgi için kongre yayınları sayfamıza, sunum tekniği konusundaki öneriler için sunum hazırlama rehberimize göz atabilirsiniz.